Digitalização/GED

Independente do porte ou da área de atuação, a administração da informação é um componente primordial para a eficiência da gestão de empresas e instituições.

E, em função da complexidade envolvida, os processos para armazenar, controlar e compartilhar documentos de uma forma ágil e segura podem acabar se transformando em uma atividade árdua e pouco produtiva.

Com base nessa necessidade, a Integral Sistemas desenvolveu uma solução GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) capaz de unir recursos sofisticados, alta tecnologia, rapidez e segurança numa interface simplificada, capaz de contribuir decisivamente na eficiência da gestão documental.

Totalmente focada na necessidade do usuário e desenvolvida a partir de uma versão de altíssima performance e segurança (criada especialmente para compor um dos mais recentes e modernos sistema de seguridade social - o INSS de Moçambique), a solução de digitalização e gerenciamento de documentos da Integral Sistemas incorpora as seguintes funcionalidades principais:

• Gerenciador de aquisição de imagens

Capaz de reconhecer os mais diversos dispositivos, tais como:

- Escâneres de mesa
- Câmeras digitais (DSLR ou “Point and Shot”)
- Webcams
- Book scanners

Nota Importante
Vale ressaltar que, diferente do que ocorre com o uso de escâneres de mesa, o uso de sistemas de aquisição de imagens baseados em câmeras digitais viabilizam a digitalização de documentos de maiores dimensões, além de serem mais ágeis e portáteis. A Albacore, empresa parceira da Integral Sistemas e especializada na comercialização de hardwares dedicados, oferece uma excelente alternativa para digitalização, capaz de escanear documentos de diversos formatos, incluindo aqueles de maior dimensão (A4 ou A3), além de livros e objetos tridimensionais.

• Assinatura Digital dos Documentos Incorporada

Quando o sistema fecha um lote, os arquivos JPG são convertidos para PDF e a assinatura digital do certificado é inserida nos arquivos, garantindo que o documento é autêntico e não foi violado ou modificado depois de escaneado.

• Customização

A solução pode ainda ser customizada de acordo com as necessidades da sua empresa, adicionando funcionalidades ou alterando a interface para atender às suas demandas.

• Integração com sua atual solução de digitalização

Caso sua empresa necessite, podemos integrar cada uma dessas soluções de hardware (document scanner) ou software (aplicativo de digitalização ou módulo de assinatura digital) na atual estrutura que possui.

• Demais Características

- Sistema de acesso e utilização através de perfis de usuário

- Customização do tamanho e da qualidade das imagens obtidas;

- Criação e gerenciamento por lotes de documentos;

- Área de análise dos documentos para o controle de qualidade do material digitalizado;

- Possibilidade de indexação e associação de informações ao documento;

- Possibilidade de exportação para mídias removíveis (HD Externo, Pendrive, etc);

- Gerenciamento da conexão com banco de dados, diretório de trabalho e outras tarefas de manutenção do sistema.

- Parametrização centralizada via web: permite controlar e configurar remotamente todas as unidades digitalizadoras.

- Consulta dos documentos escaneados via web.

- Sistema de aquisição e indexação local (client-server).